د. عبدالمحسن الخرافي / تخصيص آلية استقبال الضيوف لتسهيل آلية تقديم طلبات الدعم

( الفوز – مقالات )

لا شكّ أنّ التواصل مع المؤسسات والأشخاص من أهم المهمات التي تقوم بها المؤسسات الفاعلة في المجال الاجتماعي. والأمانة العامة للأوقاف بما لها من مشاركة كبيرة في المجال الاجتماعي والاقتصادي فإنها تتواصل باستمرار مع العديد من الأشخاص والمؤسسات المناظرة، سواء أكان ذلك بأغراض تتعلق بالمنح والطلبات الوقفية، أو كان للتعارف وتبادل الخبرات.

وفيما يتعلق بالأمانة العامة للأوقاف فقد كُنَّا نهتم اهتمامًا كبيرًا باستقبال الضيوف عمومًا، والوفود خصوصًا، وقد كانوا يتوافدون بصورة شديدة في بعض المواسم المعروفة، سواء في رمضان أم على هامش بعض المؤتمرات والندوات، وكان كثيرٌ من هذه الوفود يهتم أثناء زيارته للأمانة العامة للأوقاف بتقديم طلبات للدعم تخص مشاريعهم الوقفية.

وقد حرصت الأمانة العامة للأوقاف في هذه الفترة أن تستقبل جميع الوفود، حتى إن كانت تأتي متتالية. ثم لاحظنا أن بعض هؤلاء الوفود لم يكن يحسن تعبئة النماذج المخصوصة لطلبات الدعم، وقد يأخذه بعضهم معه لتعبئته ثم يقدمه ناقصًا أو غير مرتب، مما يؤثر بالسلب على التعامل مع الطلب وبحث أولويته واستحقاقه، فيضيع مجهودهم، وذلك فضلًا عمّن تعيقهم عوائق اللغة أو لا يفهمون المطلوب بدقة، فيتأخرون في التقديم، أو لا يعرفون كيف يتصرفون!

ورغم أن تلك ليست مسؤولية الأمانة بالأساس، بل وقد لا تحتفي بعض الجهات المانحة كثيرًا و بالضرورة بأن تكون جميع أو أغلب الطلبات المقدمة إليهم مستوفاة باعتبار أن ذلك ليس من مسؤليتها أساسا ً بل من مسؤلية الجهات طالبة الدعم نفسها ! إلا أن موقفنا في الأمانة العامة للأوقاف، ولله الحمد؛ كان مختلفًا. فقد رأينا أنّ من واجبنا أن نساعد هؤلاء الضيوف بحيث تكون طلبات الدعم التي يقدمونها سليمة ومستوفاة، فنحن نريد الخير للجميع، ولا نبتغي إلا الفائدة، وأن يصرف ريع الوقف إلى مستحقيه ويتحقق النفع به.

ومن هذا المنطلق فقد تعمدتُ أن أكلف أحد الموظفين، وهو الأخ النشيط فؤاد جابر عودة الله، الموظف في مكتبي؛ أن يتفرّغَ جزئيًّا لاستقبال هؤلاء الوفود ومن يمثلهم، ويجلس معهم في الجناح الثاني المقابل للإدارة، ويشرح لهم شرحًا وافيًا كيف يقدِّمون طلبات الدعم، بحيث يختصر عليهم الوقتَ والجهد، ويضمن بشكل أفضل التعبئةَ الصحيحة للبيانات، ومن جهة أخرى أن يساعدهم مساعدة أخرى على جانب بالغ من الأهمية، بل قد تكون أكثر أهمية من مجرد التعبئة الشكلية للطلبات، وهو الجانب الموضوعي، وذلك لأن الموظف يعرف المزاج العام داخل الأمانة وخارجها، وما هي البيانات التي ينبغي التركيز عليها في تعبئة الطلب، وما هي المصارف التي تعتبر بمثابة الأولويات في مصارف الأوقاف، فكان يرشد الضيوف والوفود إلى ذلك، ويبيّن لهم النقاط المهمة التي يجب أن يركزوا عليها في تقديم طلبات الدعم.

لقد عاد ذلك بآثار إيجابية كثيرة على أداء الأمانة، وعلاقتها بضيوفها وبالمؤسسات المناظرة لها في شتى أنحاء العالم الإسلامي، والعالم عمومًا، فقد أرحنا هؤلاء الوفود، ونظّمنا وقتهم، واحترمناهم، ووصل إليهم شعور طيب من جهتنا باهتمامنا بطلباتهم، وأن تقديمهم للأوراق ليس إجراء روتينيًّا أو شكليًّا لن نهتم به ولن نلقي له بالًا، وكذلك عاد هذا الإجراء علينا بالفائدة، حيث إن الطلبات المقدمة بصورة سليمة يسهل التعامل الإداري معها، وتوجيهها للجان المختصة لفحصها، بما يوفّر علينا الوقت والجهد.

وذلك كله يصبُّ في مبادرات تحسين الأداء الوظيفي الذي حرصت عليها الأمانة العامة للأوقاف خلال هذه الفترة ولله الحمد.

د. عبدالمحسن الجارالله الخرافي
الأمين العام السابق للأمانة العامة للأوقاف
دولة الكويت

للإستعلام عن المخالفات ودفع الغرامات